La regola: sì, ma con un tetto di spesa

Il regime forfettario è compatibile con l'impiego di personale, ma con una condizione fondamentale introdotta dalla Legge 190/2014 (art. 1, comma 54, lettera a): le spese per lavoro dipendente e collaboratori non devono superare i 20.000 € lordi annui.

Il limite è stato elevato da 5.000 € a 20.000 € nel 2023 e confermato anche per gli anni successivi. Resta invariato per il 2026. Il tetto si calcola sulle somme complessivamente erogate nell'anno solare, comprensive di qualsiasi componente retributivo: stipendi lordi, TFR, tredicesima, quattordicesima, premi, compensi ai collaboratori, utili distribuiti ad associati in partecipazione.

Cosa conta nel limite dei 20.000 €

Rientrano nella soglia tutte le somme pagate a titolo di lavoro personale, con rare eccezioni. In dettaglio:

• Dipendenti a tempo determinato o indeterminato, full-time o part-time: si conta il lordo in busta paga, comprese mensilità aggiuntive e TFR.
• Collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.): conta il compenso lordo annuo, incluso il contributo INPS a carico del collaboratore e il premio INAIL.
• Lavoro accessorio / prestazioni occasionali: rientrano nel limite i compensi erogati oltre i 5.000 € annui al singolo prestatore. I compensi sotto la soglia di 5.000 € per prestatore sono esclusi dal computo.
• Compensi ad amministratori di società di cui il forfettario è socio o partecipe (raro, ma da considerare).
• Associati in partecipazione con apporto di solo lavoro: la quota di utile distribuita è trattata come spesa per lavoro.
• Compensi a familiari per prestazioni di lavoro: rientrano nel limite.

Sono invece esclusi dal computo:

• Compensi pagati a professionisti con partita IVA propria (il tuo commercialista, il webmaster, il grafico freelance): sono prestazioni di servizi, non lavoro personale alle dipendenze.
• Indennità di tirocinio/stage fino alla soglia massima stabilita dalle normative regionali (generalmente 300-500 € al mese).
• Borse di studio, contributi per apprendistato di primo livello, rimborsi spese documentati.

Sforamento del limite: cosa succede

Il limite dei 20.000 € è un requisito di permanenza, non di accesso. Significa che se nel corso dell'anno superi i 20.000 € di spese per personale:

• L'anno in corso resta in forfettario: non c'è un'uscita immediata.
• Dall'1 gennaio dell'anno successivo decadi automaticamente dal forfettario e passi al regime ordinario (semplificato o ordinario vero e proprio).
• Sei obbligato ad applicare IVA, fatturare con aliquote ordinarie, tenere registri contabili completi e presentare dichiarazione IVA.

Il tema è approfondito nella nostra guida sull'uscita dal regime forfettario, insieme alle altre cause di decadenza (sforamento limite 85.000 € di ricavi, compensi da dipendente, ecc.).

Assumere un dipendente: costi reali oltre lo stipendio

Chi pensa "20.000 € sono più di uno stipendio, assumo qualcuno full-time" spesso sottovaluta il costo reale. Tra lordo in busta, contributi a carico azienda, TFR, INAIL e adempimenti, il costo effettivo di un dipendente si aggira intorno al 130-145% del lordo. Vediamo un esempio concreto.

Ipotizziamo di assumere un impiegato d'ufficio, inquadramento CCNL Commercio - Terziario, livello 4°, full-time (40 ore settimanali):

Già con una sola assunzione full-time a condizioni minime, sforamento dei 20.000 € certo: il forfettario non è compatibile con un dipendente a tempo pieno all'anno intero.

Diverso il caso di un part-time 20 ore o di un'assunzione per una parte dell'anno: con una RAL di circa 13.000-14.000 € per mezza giornata, il costo complessivo resta intorno ai 18-19.000 €, entro la soglia.

Co.co.co. e prestazioni occasionali: quando convengono

Per molti forfettari che hanno bisogno di supporto saltuario, la via migliore è la collaborazione esterna:

Collaborazioni coordinate e continuative (co.co.co.)

Il collaboratore viene iscritto alla Gestione Separata INPS e lavora in modo coordinato ma non subordinato. I contributi sono: 24% a carico del committente (circa) + 8% a carico del collaboratore, per un totale del 32,07% circa. Non è previsto TFR né INAIL obbligatorio (tranne casi specifici). È adatto per progetti, tutoraggi, collaborazioni editoriali.

Un co.co.co. con compenso annuo di 10.000 € costa al committente circa 12.400 € (compenso + 24% contributi a carico suo), tutti conteggiati nel limite dei 20.000 €.

Prestazioni occasionali "pure"

Per piccoli lavori sporadici, la prestazione occasionale (art. 2222 c.c., ricevuta con ritenuta d'acconto 20% se il committente è sostituto d'imposta) funziona fino a 5.000 € lordi per prestatore nell'anno solare. Oltre quella soglia scatta l'obbligo di iscrizione alla Gestione Separata per il prestatore, e i compensi sopra 5.000 € rientrano nel limite dei 20.000 € del forfettario.

Attenzione: nonostante sia forfettario, il committente non opera ritenuta d'acconto sulla prestazione (è una delle agevolazioni del forfettario), ma se eroga più di 5.000 € annui al prestatore deve farglielo sapere per la corretta gestione INPS.

Contratto di lavoro accessorio (libretto famiglia, PrestO)

Per attività domestiche o piccole attività di impresa, il Libretto Famiglia o il contratto PrestO (prestazioni occasionali di lavoro tramite INPS) consentono di pagare piccoli lavori in modo semplificato, con tetti specifici (2.500 € per prestatore, 5.000 € totale annuo per utilizzatore). Raramente applicabili a contesti professionali, ma possibili per chi gestisce attività ricettive o assistenza familiare.

Tirocini e stage: rientrano nel limite?

I tirocini formativi (curricolari o extracurricolari) non rientrano nel limite dei 20.000 €, a condizione che:

• Il tirocinio sia formalizzato con convenzione (ente promotore, tirocinante, soggetto ospitante);
• L'indennità di partecipazione rispetti i minimi stabiliti dalla Regione competente (generalmente 300-500 € al mese);
• Non mascheri un rapporto di lavoro di fatto (in quel caso verrebbe riqualificato come lavoro subordinato con effetti pesanti).

Un tirocinio extracurricolare di 6 mesi a 500 €/mese (totale 3.000 €) non entra nel conto dei 20.000 €. Questa è una buona soluzione per studi professionali e piccole realtà che vogliono inserire una risorsa a basso costo e valutarne le potenzialità.

Adempimenti del forfettario con personale

Avere un dipendente o un collaboratore comporta obblighi aggiuntivi che restano a carico del forfettario:

• Apertura posizione INPS e INAIL per il dipendente;
• Gestione busta paga e versamento contributi (si appoggia tipicamente a un consulente del lavoro);
• Versamento della ritenuta IRPEF sulle buste paga (per i dipendenti il forfettario fa il sostituto d'imposta);
• Modello 770 annuale per le ritenute su dipendenti e collaboratori;
• Certificazione Unica (CU) da consegnare a dipendenti e collaboratori entro marzo di ogni anno;
• Comunicazioni periodiche ai centri per l'impiego per assunzioni, cessazioni e proroghe.

È interessante notare che il forfettario non opera ritenuta d'acconto sulle proprie fatture attive (agevolazione), ma la opera come sostituto d'imposta su dipendenti e co.co.co: in questa veste applica le regole ordinarie.

Costi del personale: detraibili o deducibili?

Qui la risposta è semplice e poco gradita: no, il forfettario non deduce i costi del personale. Il reddito imponibile si calcola sempre applicando il coefficiente di redditività ai ricavi, senza alcuna deduzione analitica di stipendi, contributi o altri costi. Chi assume in forfettario deve calcolare se il beneficio dell'aliquota sostitutiva al 15% (o 5%) compensa l'impossibilità di dedurre i costi.

Per attività con spese rilevanti in personale, spesso diventa più conveniente il regime ordinario semplificato, dove i costi sono integralmente deducibili. Il confronto va fatto caso per caso: approfondiamo criteri e simulazioni in regime forfettario o ordinario, quale conviene.

Quando conviene passare all'ordinario

Alcuni segnali che il forfettario non è più la scelta giusta:

• Pensavi di assumere full-time e ti accorgi che sfonderai comunque i 20.000 €;
• Hai molti costi reali (affitto locali, materiali, utenze) superiori alla quota forfettaria riconosciuta dal tuo coefficiente;
• Il fatturato si avvicina agli 85.000 € e stai già pianificando la transizione;
• Devi investire in attrezzature o beni strumentali di valore rilevante che vorresti ammortizzare deducendoli anno per anno.

Un passaggio all'ordinario pianificato (non subito) consente di organizzare la contabilità, IVA e dichiarazioni in modo ordinato. Ricorda che il rapporto di lavoro prevalente con un solo committente che è anche il tuo datore di lavoro attuale o ex (ultimi due anni) è già da solo una causa di esclusione, come approfondiamo in regime forfettario e lavoro dipendente.

Caso pratico: artigiano che assume un dipendente full-time

Marco è un artigiano elettricista, in forfettario dal 2022, ricavi 2025 a quota 62.000 €. Ha deciso di assumere un giovane operaio full-time, con CCNL Metalmeccanici Artigiani, inquadramento 3° livello: RAL 24.000 €. La storia, raccontata in numeri, dà subito il senso della soglia.

Cosa rientra nel limite dei 20.000 € della Legge 190/2014? Solo le retribuzioni lorde corrisposte, comprese di TFR e mensilità aggiuntive. I contributi a carico del datore di lavoro e l'INAIL non rientrano nel computo (Circolare AdE 10/E/2016 e prassi successiva). Quindi nel caso di Marco la spesa rilevante è circa 24.000 + 1.776 = 25.776 € (lordo busta + TFR), oltre soglia di quasi 6.000 €.

Esito: nel 2025 Marco resta in forfettario fino a fine anno, ma il 1° gennaio 2026 esce dal regime e passa alla contabilità semplificata. Da quella data dovrà applicare IVA, tenere registri analitici, presentare LIPE trimestrali e dichiarazione IVA annuale, ma potrà finalmente dedurre il costo del dipendente (sia il lordo sia i contributi e TFR a suo carico), recuperando in parte l'aggravio fiscale del passaggio. Per molte attività con personale, il calcolo netto premia comunque il semplificato a partire da circa 40-50 mila euro di ricavi: ci torniamo in passaggio da forfettario a ordinario.

Caso pratico: studio professionale con due collaboratori part-time

Lucia è architetta, forfettario dal 2023, ricavi 70.000 €. Ha bisogno di supporto operativo e ha valutato di non assumere un junior full-time ma di stipulare due rapporti più leggeri: una co.co.co. con una progettista junior (compenso lordo 8.000 € annui) e una collaborazione occasionale con un grafico per render (4.500 € annui, sotto la soglia dei 5.000 € per prestatore).

• Co.co.co. progettista: 8.000 € lordi + 24% di contributi Gestione Separata a carico del committente (1.920 €) = costo aziendale 9.920 €. Nel limite rientra il compenso lordo (8.000 €), non i contributi a carico Lucia, secondo l'interpretazione consolidata della Circolare 10/E/2016.
• Prestazione occasionale grafico: 4.500 € annui sotto la soglia dei 5.000 €. Il compenso è fuori dal limite dei 20.000 € (art. 1 c. 54 lett. a Legge 190/2014 e nota interpretativa AdE).
• Totale rilevante ai fini della soglia: 8.000 €. Margine residuo per altri compensi: 12.000 €.

Lucia ha quindi spazio per un secondo co.co.co. stagionale (ad esempio un cantiere intensivo nel periodo estivo) senza uscire dal forfettario. Il vincolo, però, è da monitorare mese per mese.

Domande frequenti dei lettori

Il compenso al commercialista entra nel limite dei 20.000 €?

No. Le prestazioni di servizio rese da professionisti titolari di partita IVA propria (commercialista, consulente del lavoro, avvocato, webmaster, grafico freelance) sono fatture B2B per servizi e non sono spese per lavoro personale dipendente o assimilato. Sono fuori dal computo. Restano comunque costi indeducibili per il forfettario, ma non pesano sulla soglia.

Devo fare il modello 770 se ho un solo dipendente?

Sì. Il forfettario datore di lavoro è sostituto d'imposta verso dipendenti e collaboratori (anche se non lo è verso i propri clienti). Deve operare la ritenuta IRPEF sulle buste paga, versarla mensilmente con F24 e presentare il modello 770 entro il 31 ottobre dell'anno successivo. La Certificazione Unica va consegnata al dipendente entro il 16 marzo e trasmessa all'Agenzia delle Entrate entro la stessa data.

Se assumo solo per qualche mese, il limite si calcola in proporzione?

No. Il limite dei 20.000 € è un tetto annuo assoluto: non si ragguaglia ai mesi di effettivo rapporto. Se assumi un dipendente full-time per 6 mesi a 2.000 € lordi/mese, hai speso 12.000 € e sei dentro la soglia. Ma se per quei sei mesi avessi pagato 2.500 € lordi (con tredicesima maturata pro-quota) potresti finire più in alto.

I voucher INPS / Libretto Famiglia contano?

Il Libretto Famiglia è riservato a persone fisiche per servizi domestici e cura: non è strumento per attività di impresa. Il contratto PrestO (oggi sostituito dal contratto di prestazione occasionale dell'art. 54-bis DL 50/2017) può essere usato da imprese con limiti specifici (5.000 € totali per utilizzatore, 2.500 € per prestatore). Tali compensi rientrano nel computo dei 20.000 € perché sono lavoro accessorio retribuito.

Posso pagare mio figlio per aiutarmi in negozio?

Sì, ma con cautela. Le prestazioni rese da familiari (coniuge, figli, genitori) devono essere formalizzate come impresa familiare (art. 230-bis c.c.), come collaborazione o come lavoro dipendente. Il compenso erogato rientra a tutti gli effetti nel limite dei 20.000 €. L'art. 1 c. 54 della Legge 190/2014 non distingue tra lavoratori esterni e familiari.

Errori comuni dei datori di lavoro forfettari

• Non monitorare il tetto mese per mese: arrivare a novembre e scoprire di aver sforato fa perdere il regime nel 2026 senza margini di rimedio.
• Pensare che i contributi a carico del datore rientrino nel limite: rientrano le sole retribuzioni lorde al dipendente (incluse mensilità aggiuntive e TFR).
• Dimenticare il modello 770 e le CU: sono obblighi tipicamente da consulente del lavoro, ma la responsabilità resta del titolare.
• Ignorare l'INAIL: l'iscrizione è obbligatoria anche per il forfettario datore di lavoro, con denuncia delle posizioni assicurative dei dipendenti.
• Confondere "limite di accesso" e "limite di permanenza": il tetto dei 20.000 € è di permanenza (si verifica a consuntivo); chi entra in forfettario nel 2026 lo fa guardando l'anno 2025.
• Confondere il limite con i compensi a professionisti: solo lavoro dipendente, co.co.co., occasionali, associati in partecipazione con apporto di lavoro e familiari pesano sulla soglia.

Tabella riepilogativa: cosa pesa sui 20.000 €

Ricapitolando

Il regime forfettario non vieta di avere personale, ma lo limita a 20.000 € lordi annui complessivi per dipendenti e collaboratori (esclusi professionisti con P.IVA e tirocinanti). Assumere full-time a queste condizioni è quasi sempre impossibile; restano fattibili part-time, co.co.co., occasionali entro 5.000 € per prestatore, tirocini e brevi assunzioni stagionali. Chi supera il tetto decade dal forfettario dall'anno successivo. E ricorda: nel forfettario i costi del personale non sono deducibili, quindi l'equilibrio tra risparmio fiscale e capacità di crescita va valutato numeri alla mano, con il commercialista. Se sei nella fascia 60-80k di ricavi e stai pensando di assumere, il passaggio "consapevole" all'ordinario semplificato è spesso la scelta giusta.

Riferimenti normativi e fonti ufficiali: Legge 190/2014, art. 1 commi 54 lett. a, 57 e 64; Legge 197/2022, art. 1 commi 54 e 55 (elevazione a 20.000 €); art. 54-bis DL 50/2017 conv. L. 96/2017 (prestazioni occasionali); Circolare AdE n. 10/E del 4 aprile 2016 (prassi sul computo delle spese personale); art. 2222 c.c. e art. 25 DPR 600/1973 (lavoro autonomo occasionale e ritenuta d'acconto); D.Lgs. 81/2008 (sicurezza sul lavoro datori). I testi sono consultabili su normattiva.it e gazzettaufficiale.it; per la prassi agenziaentrate.gov.it e inps.it.